Los presupuestos son una herramienta eficaz para comunicar a tus clientes qué es lo que incluye tus servicios y cuánto planeas cobrar por los mismos. Se trata de una expresión financiera que deja en evidencia el plan de operaciones de la empresa durante un período de tiempo predeterminado, siendo la piedra angular de toda la organización y administración empresarial tanto a nivel externo como a nivel interno.
La importancia de los presupuestos financieros es tal, que estos deben ser preparados con sumo cuidado y detenimiento, siendo necesario acatar una serie de pasos que, de ser cumplidos, darán como resultado la elaboración correcta de un excelente presupuesto.
Cómo hacer un presupuesto en pocos pasos
Antes de conocer los pasos para hacer un presupuesto de forma eficaz y sencilla, es necesario tener en cuenta que el presupuesto es capaz de brindarte un plan de acción certero a nivel empresarial, pudiendo cubrir cortos o largos períodos de tiempo además de delimitar las metas a cumplir en el rubro empresarial. Por consiguiente, ¡no tomes a la ligera realizar un presupuesto de esta índole!
Los pasos para efectuar un presupuesto son los siguientes:
- Disponer de un plan estratégico y metas definidas para la organización: Para que un presupuesto sea exitoso, la empresa u organización debe contar con metas fijas y específicas. Para ello, es necesario analizar los ingresos y gastos que se han tenido en los años anteriores a la par de determinar montos límites para cada gasto que se deba hacer dentro de la empresa, siendo estos valores lo que te indicarán (en primera instancia) cuál es la meta más óptima a cumplir.
Con las metas bien definidas, la elaboración de un plan estratégico que se amolde a las mismas no será para nada complicado, teniendo en cuenta la mayor cantidad de información que la empresa puede proveer en el ámbito de las finanzas, tales como:
- Datos históricos.
- Ventas potenciales del mercado.
- Tendencias del mercado y demás.
En este paso es importante también llevar a cabo un pronóstico de ventas o ingresos ceñido a la información empresarial que posees, todo en pro de disponer del mejor plan estratégico posible para lograr tus objetivos.
- Identifica dónde están los gastos y los ingresos: Con la información debidamente recolectada en el paso anterior es posible extrapolar los ingresos y gastos que la empresa posee, haciendo más fácil calcular qué tanto se gana con relación a lo que se pierde y así poder proyectar, de mejor manera, lo que se va a presupuestar.
En este punto, conviene realizar un presupuesto preliminar de los gastos que tenga la empresa, aspecto para lo cual necesitarás tener en cuenta los tipos de gastos de la empresa (gastos generales, gastos imprevistos, entre otros) además de los ingresos que, en teoría, deberían cubrir dichos gastos.
- Redacción del presupuesto para los clientes: Con toda la información recolectada y organizada en el paso anterior, llega la hora de redactar el documento presupuestario para tus clientes, lo cual puedes hacer acatando la siguiente estructura:
- En primera instancia, colocar los datos de la empresa y los datos del cliente.
- Colocar el concepto del presupuesto. Es decir, los elementos que conforman el producto o servicio a ofrecer y a presupuestar.
- Importe del presupuesto, siendo lo más detallado posible y desglosándose en sus respectivas secciones.
- Modalidades de pago para este presupuesto, pudiendo agregar también otros elementos de interés como:
- Plazos de entrega.
- Soporte técnico y garantías.
- Condiciones legales y demás.
- Consideraciones finales para el presupuesto: Por último, es necesario que vuelvas a evaluar el presupuesto que ya debes tener armado para este punto, teniendo en cuenta que dicho presupuesto cumpla con criterios tales como:
- Que se cubran todos los costes del servicio o del producto de forma justa.
- Que se tenga un buen margen de beneficios.
- Que se tenga un precio presupuestario competitivo en el mercado.
- Que no se disponga de un precio presupuestario demasiado bajo ni demasiado alto.
Si sigues todo esto, ten la certeza de que estarás haciendo el mejor presupuesto para tus clientes. ¿Te animas a seguir estos pasos?